I viaggi d’affari sono in continuo aumento e, secondo la Global Business Travel Association, le spese per le trasferte raggiungeranno i 1,7 trilioni di dollari entro il 2022. Questa è sicuramente una buona notizia perché significa che, in un mondo sempre più virtuale e tecnologico, viene data ancora una grande importanza agli incontri faccia a faccia, quando si tratta di incontrare clienti o prospect.

L’aumento dei viaggi di lavoro può portare ad aumentare il carico per alcuni dipartimenti che si occupano, ad esempio, della gestione delle spese.

Vediamo cosa fare per organizzare al meglio questo aspetto dei viaggi di lavoro.

Spese di trasferta: un punto critico per le aziende

Anche il viaggio meglio organizzato può andare incontro a qualche complicazione che rischia di compromettere le pianificazioni relative al budget stanziato per le spese della trasferta. Con l’aumento della frequenza dei viaggi, ci sono sempre più aspetti da controllare e, di conseguenza, sempre maggiori rischi che qualcosa vada nel verso sbagliato, o comunque che non corrisponda alle previsioni.
Vediamo cosa possono fare le aziende per avere un maggiore controllo sui costi del viaggio, sempre garantendo benessere e comfort al collaboratore in trasferta.

Compilare la nota spese è un processo poco efficace?

In molte aziende, la prassi rispetto alle trasferte prevede che i collaboratori in viaggio usino la loro carta di credito personale per effettuare tutti i pagamenti, per poi essere rimborsati in un secondo momento attraverso un bonifico o in contanti, in base alla nota spese che loro stessi compilano. Questa modalità non è certamente la migliore, perché implica una serie di passaggi che allungano tutto il processo e lo rendono poco efficiente.
A maggior ragione oggi, perché si parla sempre più di bleisure, ovvero della possibilità di includere momenti e giornate di relax durante il viaggio d’affari e quindi può essere difficile tenere minuziosamente sotto controllo tutte le spese.

Questo può essere un problema, soprattutto se il collaboratore decide di prolungare il viaggio di qualche giorno per visitare la città, magari facendosi raggiungere da famiglia e amici. È importante che le spese della trasferta vengano ben distinte dalle spese personali, cosa che spesso risulta piuttosto complicata.

Nel prossimo paragrafo, una possibile soluzione.

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Integrare nuovi strumenti di pagamento

Una gestione efficace e indirizzata all'efficienza si ha con l’utilizzo dei sistemi di pagamento virtuali. Questi strumenti sono più sicuri e consentono un maggiore controllo da parte dell’azienda. Le carte di credito virtuali permettono infatti di prenotare tutti i servizi di viaggio attraverso un unico conto aziendale e di avere, anche in tempo reale, precise reportistiche e informazioni sulle spese.

Ciò permette di avere un migliore controllo sul budget, ma facilita anche l’attività del traveller che non dovrà perdere tempo a compilare lunghe note spese. Da non sottovalutare anche il fatto che, in questo modo, l’azienda non dovrà più chiedere al dipendente di utilizzare il proprio stipendio per anticipare le spese del viaggio, ritrovandosi poi in una condizione di debito nei suoi confronti.
A volte questa soluzione non risulta molto allettante per le piccole e medie imprese, perché viene percepita anch'essa come un rischio.

Tuttavia, il vantaggio si concretizza nel fatto che, rimborsando il dipende dopo il viaggio, l’azienda non ha molte possibilità di scelta o di replica, visto che le transazioni sono già avvenute. Utilizzando invece un sistema virtuale con un conto limitato che può essere sbloccato solo dal travel manager o dal responsabile amministrativo, ad esempio, la valutazione e la decisione si spostano a prima che la transazione avvenga. 

C’è ancora una certa esitazione da parte delle aziende a cambiare il vecchio sistema di rimborso, spesso perché gli imprenditori sono troppo impegnati e non hanno tempo da impiegare per adottare un nuovo sistema, considerando anche l’impatto che può avere una volta avviato. Prima o poi, ci si rende conto che è una gestione obsoleta delle spese di trasferta a fare davvero perdere tempo, risorse e denaro, quindi perché non adottare subito una policy orientata all'efficienza?

Oltre ai pagamenti virtuali, ci sono altri modi efficaci per ottimizzare le spese di viaggio e non sforare il budget, ad esempio iscrivendo l’azienda a un programma di fidelizzazione, come PartnerPlusBenefit.

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