Quando un’organizzazione ha una percentuale consistente di dipendenti che viaggiano per incontrare clienti o partner, la sola idea di ottimizzare il costo dei viaggi aziendali è sempre una sfida. Ci sono però diversi accorgimenti che consentono di attivare delle procedure corporate in materia di trasferte tali da garantire la massima efficienza all'impresa senza dovere scendere a compromessi nell'offerta di servizi, comfort e benessere dei collaboratori.

Ne parliamo in questo articolo nel quale le proponiamo 8 consigli utili.

Come ottimizzare il costo dei viaggi aziendali?

Grazie a una definizione chiara dei processi e delle procedure aziendali in materia di business travel, non solo è possibile raggiungere l’obiettivo di contenimento del budget previsto, ma anche aumentare il livello di soddisfazione dei dipendenti che viaggiano spesso per lavoro.

Collegamenti rapidi agli 8 consigli:

• Procedure chiare e travel policy
• Pianificare in anticipo
• Gratificare i collaboratori
• Prenotazione di voli aerei
• Costi relativi ai pernottamenti
• Introdurre un'approvazione preventiva alla trasferta
• Servizi e addebiti extra
• Produttività nel corso del viaggio di lavoro

Le aziende attente alle spese per i viaggi d’affari sono ormai la quasi totalità. Avere un budget dedicato alle trasferte non significa dovere necessariamente terminarlo o sforarlo, ma possono essere attuate iniziative per ridurlo ulteriormente senza implicazioni dirette sulla qualità del viaggio per i collaboratori.

Il costo dei viaggi è rappresentato dalle spese cosiddette dirette, che sono legate agli acquisti, e da quelle indirette, a loro volta suddivisibili in diverse categorie relative alle fasi di gestione della trasferta:

• pianificazione e organizzazione
• prenotazione e acquisto biglietti
• eventuale anticipo di contanti
• fatturazione delle spese (biglietteria aerea o ferroviaria, pernottamenti in strutture alberghiere)
• rimborso spese

Nelle imprese si parla tipicamente di travel and related business expenses che vengono abbreviate nei sistemi contabili come voce di costo T&E.

Una ricerca eseguita da A.T. Kearney per conto di American Express sui costi di gestione dei viaggi d’affari delle imprese europee ha evidenziato come per 1.000€ spesi servizi travel, 46€ riguardano la gestione interna delle procedure.

Le imprese che hanno introdotto policy ben progettate, grazie a processi automatizzati e sistemi integrati, arrivano invece a risparmiare fino all'87%.

E sono proprio le policy al centro del primo consiglio che le presentiamo. 

1. Procedure chiare e regole ben definite nella travel policy

Il primo passo nell'ottimizzazione dei costi è la revisione delle policy aziendali: dalla prenotazione dei voli ai massimali di spesa per i pasti fino alla regolamentazione delle mance nei Paesi in cui sono considerate dovute, sono diversi i parametri da definire.

Per fare in modo che i collaboratori siano sereni e sappiano quali comfort siano inclusi nelle procedure, queste devono essere comunicate in modo chiaro e trasparente. In generale dovranno includere una sintesi del processo di approvazione della trasferta, linee guida sull'uso di piattaforme per la prenotazione di voli, camere d’albergo, auto a noleggio, sale riunioni, limiti di spesa giornalieri per singole voci di costo.

Le policy di viaggio aiutano a incentivare l’uso di strumenti come le piattaforme online per il self-booking e gli strumenti di pagamento virtuali, dove le carte di credito aziendali riducono sostanzialmente il tempo richiesto per la compilazione delle note spese e la relativa gestione dei rimborsi. 

Se le piattaforme di self-booking sono integrate a loro volta in sistemi gestionali specifici per l’azienda, inoltre, non solo i processi vengono organizzati in modo efficace, ma si ha anche un monitoraggio completo sul rispetto delle policy di viaggio in tempo reale, con la possibilità di evidenziare eventuali anomalie e correggere immediatamente gli errori.

I dati di questa ricerca confermano ancora una volta la competitività delle travel management company nell'offrire alle aziende le soluzioni migliori per assicurare ampi margini di saving e ottimizzazione dei costi nella gestione delle spese dirette e indirette per viaggi d’affari. Anzi, più il volume di spesa è consistente e più il risparmio è elevato, come hanno dimostrato recenti studi nel settore.

2. Pianificare in anticipo

La regola d’oro sempre valida sia nel mondo del travel, sia d’affari che di piacere, è prenotare e pianificare le trasferte con anticipo, quando possibile. I tempi ristretti non solo rischiano di vedere lievitare i costi di voli aerei e camere d’albergo, ma anche di avere un impatto sull'organizzazione del lavoro nel team. Meglio assicurarsi che venga garantita una copertura delle attività e soprattutto che la trasferta sia organizzata in modo da fare combaciare gli impegni lavorativi e, perché no, qualche momento di svago.

A tal proposito, i viaggiatori bleisure (business e leisure) scelgono di rimanere qualche giorno in più a destinazione per motivi molto vicini ai classici viaggi di piacere:

• Gustare ottimo cibo e frequentare ristoranti di livello
• Frequentare le spiagge, soprattutto quando il clima a casa non lo consente
• Vivere qualche momento immersi nella natura
• Scoprire culture sconosciute

3. Gratificare i collaboratori

In tema di svago, non si può ignorare la tendenza bleisure e l’obiettivo sempre più diffuso di migliorare il benessere dei collaboratori, anche in trasferta. In quest’ottica, perché non premiare i dipendenti che contribuiscono all'ottimizzazione dei costi con alcuni benefit di cui possono godere durante i viaggi aziendali?

Oltre a contribuire alla loro soddisfazione, premiando i comportamenti più efficaci si incentiva l’intera organizzazione al rispetto delle procedure, con un vantaggio per l’azienda che può beneficiare anche di programmi di fidelizzazione. 

Alcune idee? 

• voli premio
• upgrade della classe di viaggio
• voucher per navigare in internet mentre si è in volo
• regali utili per la trasferta come un nuovo trolley da cabina 

4. Prenotazione di voli aerei

Oggi più che mai l’offerta, in termini di tariffe più o meno flessibili, ma anche di compagnie aeree, è davvero variegata. Proprio per questa ragione occorre prestare particolare attenzione per evitare sorprese sgradite e costi imprevisti nel calcolo finale dei costi di trasferta. Nel caso di tariffe particolarmente vantaggiose, è bene verificare cosa includa e cosa invece preveda un pagamento extra; nella scelta della migliore combinazione di voli, inoltre, anche gli eventuali tempi di attesa e gli spostamenti interni sarebbero da calcolare nei costi. 

Una soluzione può essere rappresentata dall'outsourcing della gestione delle spese di viaggio. Le agenzie specializzate, infatti, possono supportare anche la definizione della travel policy più idonea per l’azienda. Inoltre, con la capacità di negoziare tariffe vantaggiose e accedere a servizi esclusivi, ad esempio con strutture alberghiere o società di autonoleggio, aiutano a rispettare il budget senza necessariamente dovere proporre compromessi per i collaboratori che continuano a sentirsi coccolati e assistiti anche da remoto.

5. Costi relativi ai pernottamenti

Anche in questo caso, le considerazioni da fare prima della prenotazione non sono poche. Per questa ragione avere una lista di hotel presso cui è possibile soggiornare durante i viaggi aziendali e includerla nei sistemi di prenotazione si rivela strategico. Anche all'interno del medesimo albergo o della stessa catena, le tariffe possono variare in base alle dimensioni della stanza, dei servizi offerti e degli extra non inclusi, ma indispensabili al collaboratore. Un caso emblematico è il wi-fi, non sempre compreso.

Uno dei modi migliori per ottimizzare i costi è certamente la gestione più efficiente del tempo a disposizione. Come? Le tecnologie digitali sono ancora una volta la risposta più immediata, perché consentono di ridurre al minimo i tempi per 

• prenotazioni
• check-in
• check-out
• pagamento
• fatturazione

In alcuni casi, applicazioni e dispositivi digitali semplificano l’esperienza di pernottamento, con la possibilità di monitorare e impostare da remoto l’ingresso in camera, il riscaldamento e rinfrescamento, l’illuminazione e molto altro ancora.

6. Introdurre un’approvazione preventiva alla trasferta

La procedura di approvazione non dovrebbe riguardare esclusivamente le note spesa a valle della trasferta di lavoro. Grazie alla diffusione dei sistemi di pagamento virtuale, infatti, le piattaforme usate dalle aziende consentono di impostare dei livelli di approvazione in modo da ridurre le cancellazioni successive alla prenotazione che, a seconda della classe di viaggio, possono risultare onerose.

Questi sistemi online inoltre possono già contenere le procedure corporate, come ad esempio la possibilità di prenotare in business class sopra un dato numero di chilometri di distanza e le eventuali convenzioni attive. 

Le aziende che adottano programmi di fidelizzazione dedicato possono offrire l’opportunità di sfruttare upgrade gratuiti e molti altri vantaggi, senza dovere attingere al conto miglia dei collaboratori. Vuole saperne di più? 

7. Servizi e addebiti extra

Abbiamo già menzionato i costi per il collegamento wi-fi se questo non è incluso nella tariffa, ma anche i parcheggi, le mance e il mini-bar possono contribuire a gonfiare non poco la nota spese. A seconda delle destinazioni, anche i costi come quelli per le mance possono essere inclusi e regolati dalle procedure di trasferta. 

Un altro vantaggio dei pagamenti virtuali è la possibilità di avere a disposizione delle applicazioni mobile per i pagamenti che riducono l’uso di contante e aiutano a rispettare le procedure aziendali, monitorando costantemente le transazioni.

8. Produttività nel corso del viaggio di lavoro

Se l’azienda è in grado di sgravare i collaboratori dalla gestione della trasferta e dei suoi costi, questi saranno più efficienti nello svolgimento delle mansioni per cui si trovano in viaggio. Rendere il loro viaggio il più possibile sicuro e organizzarlo in ogni sua fase li aiuterà a essere sempre produttivi nel corso della trasferta fuori sede.

Anche in questo frangente la tecnologia supporta i collaboratori grazie alla possibilità di monitorare il calendario, le previsioni meteo, il traffico, ma anche pagare i trasporti locali, tutto tramite app.

L’impatto del digitale sull'ottimizzazione del costo dei viaggi aziendali è stato notevole; le trasformazioni e le innovazioni sono all'ordine del giorno e riguardano non solo la gestione dei costi diretti, ma soprattutto una migliore organizzazione del tempo che permette di dedicare il massimo delle energie agli impegni professionali. Così facendo, il business traveller ha l’opportunità di godere al meglio dei momenti liberi e sfruttare l’occasione per scoprire nuove culture e rilassarsi, in linea con le tendenze bleisure.

Quelli elencati nell'articolo sono solo alcuni dei modi che possono contribuire all'ottimizzazione dei costi aziendali per i viaggi. Il budget è spesso il fattore principale nelle considerazioni preliminari alle prenotazioni di viaggi di lavoro e incide sulla scelta di

• Vettore
• Orari
• classe di viaggio
• benefit inclusi

Alcuni comfort possono essere aggiunti alle prenotazioni senza costi extra, in cambio di punti dei programmi di fidelizzazione aziendali. Per saperne di più la invitiamo a cliccare qui sotto.