Organizzazione viaggi aziendali: come coniugare comfort e risparmio

La vita quotidiana è già abbastanza frenetica e ricca di impegni tra casa e lavoro, per questa ragione l’organizzazione delle trasferte richiede un’attenzione particolare non solo per ottimizzare i tempi, ma anche per cogliere le opportunità che i viaggi d’affari possono offrire.

Scelta della classe di viaggio

Il primo punto da considerare al momento della prenotazione è sicuramente la tariffa prevista per l’itinerario. Sebbene la voce di costo relativa alle trasferte sia costantemente sotto controllo, nella scelta della classe di viaggio l’elemento discriminante riguarda i servizi inclusi e quelli extra che possono lievitare in fase di redazione della nota spese.

Anche se la Business Class ha un costo superiore rispetto alla Premium Economy o all’Economy Class, una piccola spesa in fase di prenotazione potrebbe rivelarsi la scelta migliore, nel lungo termine, in termini di benefit e servizi inclusi offerti ai passeggeri.

Qualora la Business Class non fosse prevista dalle policy aziendali, un’altra soluzione praticabile è l’accesso all’upgrade tramite i programmi di fidelizzazione che sono una costante quando ci si occupa dell’organizzazione viaggi aziendali per sé o per i propri collaboratori.

Oltre ad accumulare miglia sul proprio conto personale (ad esempio Miles & More o MileagePlus), è possibile anche raccogliere punti attraverso dei programmi aziendali, per saperne di più, clicchi qui.  

A seconda della classe di viaggio scelta, troverà diversi vantaggi che contribuiscono a rendere la trasferta più comoda e rilassante: dallo spazio in cabina al sedile confortevole, dalle diverse opzioni per i pasti a bordo alla possibilità di imbarcare uno o più bagagli in stiva, dall’accesso alle lounge in aeroporto fino alla possibilità di lavorare in volo grazie al collegamento wi-fi.

Relax in volo

Soprattutto per i voli intercontinentali, è fondamentale crearsi una routine di viaggio per ottimizzare i tempi e arrivare a destinazione rilassati e pronti per affrontare riunioni, appuntamenti o eventi importanti.

Un suggerimento può essere pianificare gli orari dei pasti e i momenti di risposo. Se desidera dormire durante il volo, può pensare di consumare un pasto leggero in aeroporto e anticipare tutte le attività, come indossare abiti comodi ancora prima di imbarcarsi.

Se invece il suo programma prevede di mangiare a bordo e desidera essere servito per primo, può provare a richiedere un pasto particolare. Solitamente, ai piatti speciali come quelli vegetariani, ipocalorici o senza lattosio viene data priorità rispetto agli altri. In questo modo potrà dedicare il resto del tempo in volo al relax, guardando un film, leggendo oppure lavorando.

A destinazione

Il jet lag è sicuramente il nemico principale di chi viaggia spesso per lavoro, è possibile sconfiggerlo?

Ecco alcuni suggerimenti:

• Appena salito in aereo, imposti subito l’ora sul fuso orario del luogo di destinazione e dorma solo se là è notte
• Per iniziare a godersi la destinazione, non mangi troppo in volo e cerchi di tenere l’appetito per l’arrivo dove potrà scoprire ristoranti tipici e immergersi nel nuovo ambiente

In ottica di comfort e risparmio, i vantaggi dell’iscrizione a programmi di fidelizzazione non terminano con l’acquisto del volo, ma possono includere altri elementi dell’organizzazione di viaggi aziendali: il noleggio di auto e le prenotazioni alberghiere, ad esempio.

Al banco dell’autonoleggio, esibendo la propria tessera, potrebbe scoprire di avere diritto a un’auto di categoria superiore, senza dovere aggiungere costi extra. Allo stesso modo, anche gli alberghi a volte hanno disponibilità di camere superior o addirittura suite, basterà mettere in pratica le sue doti di negoziazione e chissà che non riesca a ottenerle senza spendere un Euro in più!

Quelli che abbiamo elencato nel corso del nostro articolo sono solo alcuni degli accorgimenti che possono aiutarla a coniugare la comodità e il risparmio nell’organizzazione viaggi aziendali. Sia che effettui prenotazioni per conto di responsabili, direttori o colleghi, sia che si occupi delle sue stesse trasferte, saprà che il budget è il metro di valutazione primario nella scelta di compagnia aerea, orario e classe di viaggio. Con qualche attenzione particolare, tuttavia, è possibile ottenere tante delle comodità gradite ai frequent flyer senza dovere sforare il budget previsto, accontentando tutti.

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