La rivoluzione digitale che si è ormai diffusa a tutti i livelli del business non ha certo escluso la gestione delle trasferte di lavoro. Anzi, quello dei viaggi d’affari è stato uno dei primi settori a beneficiare di sistemi di pagamento alternativi al contante e ai rimborsi spesa cartacei più tradizionali.

Nell’articolo odierno prenderemo in esame i metodi di pagamento utilizzati sia dai travel manager nella fase di organizzazione che dai viaggiatori nel corso delle trasferte.

Nell’International Travel Management Study pubblicato nel 2017 da AirPlus si evince come lo strumento più diffuso per l’anticipo delle spese di viaggio da parte delle aziende sia il bonifico, scelto dal 42% dei travel manager italiani. Per quanto riguarda invece il rimborso spese, le carte di credito aziendali sono usate dall’83% del campione degli intervistati in Italia, ma resta diffuso il contante (per il 47% dei travel manager italiani).

Il cambiamento più evidente, in questo ambito, riguarda l’uso di carte di credito virtuali e delle carte lodge la cui adozione in Italia ha registrato un incremento notevole, soprattutto se paragonato alle medie europea e mondiale.

È il 40% dei travel manager italiani a dichiarare di usare carte lodge (il 23% invece a livello internazionale) e il 28% a scegliere le carte di credito virtuali (contro l’11% della media globale degli intervistati).

Quali sono i vantaggi di questi nuovi strumenti di pagamento?

Innanzitutto la sicurezza delle transazioni, la possibilità di verificare il dettaglio e controllare le modalità di utilizzo di carta, ma non è da trascurare la semplicità di utilizzo degli strumenti virtuali.

L’accesso ai dati di controllo consente di rendere totalmente trasparenti i processi amministrativi e non solo, perché a seconda delle necessità e delle procedure aziendali è possibile disporre di una reportistica estremamente precisa sui costi delle trasferte del personale. 

L’uso delle carte di credito virtuali in Europa è cresciuto dall’1% del 2016 % al 14% del 2017. Si tratta quindi di strumenti dei quali le aziende hanno colto il potenziale per rendere sempre più efficiente la gestione non solo dei pagamenti delle prenotazioni aeree o alberghiere, ma di tutto il viaggio d’affari, anche grazie alla possibilità di effettuare transazioni via mobile tramite applicazioni dedicate.

In questo caso si può affermare che siano i viaggiatori a fare da traino alla diffusione dei sistemi di pagamento mobile anche a livello aziendale, poiché dopo averne testato l’efficacia e colto tutti i vantaggi li condividono con chi, in ufficio, potrà trarne ulteriori benefici.

Le carte di credito virtuali permettono di prenotare attraverso un unico conto aziendale tutti i servizi di viaggio, pagando online biglietti aerei e ferroviari, noleggio di auto a destinazione, alberghi, sale riunioni, ma anche centri congressi per eventi particolari.

Il vantaggio dal punto di vista della sicurezza è che non trattandosi di una carta fisica, il numero ha una scadenza e non risulta quindi clonabile o a rischio frode.

Nell’estratto conto oltre a tutte le transazioni e ai dati quantitativi, si ha visibilità di molte informazioni sulle spese, con la possibilità di associare centralmente le voci di costo, il numero di matricola del dipendente, ecc.

Quando le spese di viaggio sono gestite centralmente risultano più controllate e di conseguenza è più semplice raggiungere obiettivi in termini di contenimento del budget, senza tuttavia intaccare il benessere dei collaboratori che si trovano in trasferta. Anzi, la loro attività è resa più efficiente perché non devono più occuparsi di compilare lunghe e complicate note spese.

Gli strumenti digitali per il controllo e la gestione delle spese di trasferta riducono in modo considerevole i tempi necessari per la contabilizzazione e la rendicontazione, oltre a favorire il monitoraggio dei costi.