La figura del corporate travel manager, nelle imprese, risponde alla necessità di avere sotto controllo la gestione dei viaggi d’affari dei dipendenti, considerati un’attività cruciale per le aziende.

Le trasferte, infatti, sono un’occasione importante per incrementare le opportunità di business, conoscere nuovi partner e sviluppare relazioni commerciali significative.

L’articolo di oggi approfondirà nel dettaglio questa figura, sottolineando il valore aggiunto del suo operato per le risorse e l’organizzazione.

Chi è il corporate travel manager?

Il travel manager è una figura inserita a 360 gradi nelle dinamiche aziendali; ciò presuppone che il suo lavoro influenzi direttamente operazioni e attività quotidiane, risultando un supporto per le risorse e per i progetti ongoing.

Indubbiamente una figura chiave per la pianificazione dei viaggi d’affari, e non solo, che sta acquisendo sempre più controllo per tutte le fasi organizzative.

Soprattutto a seguito della pandemia da Covid-19, la figura del travel manager è diventata ancora più importante, dovendo gestire ogni aspetto legato al viaggio di lavoro, tra cui:

• la sicurezza dei collaboratori in trasferta e le procedure da seguire
• eventuali imprevisti, come cancellazioni o restrizioni per l'ingresso nei vari Paesi
• la verifica delle politiche di rimborso e di modifica della prenotazione
• eventuali assicurazioni aggiuntive per la tutela dei viaggiatori
  

Ecco i temi che approfondiremo nelle prossime righe; è possibile accedere ai paragrafi cliccandovi direttamente dall'elenco sottostante. 

Collegamenti rapidi:

• Ruolo del travel manager nel business
• Istruzione e formazione
• Compiti in azienda
• Futuro nelle imprese

Prima di analizzare questa figura nel dettaglio, è opportuno osservare come è cambiato il ruolo dei viaggi aziendali nel tempo.

La globalizzazione, il commercio internazionale e la crescita delle multinazionali hanno contribuito attivamente alla trasformazione del concetto di lavoro; se, in un primo momento, esisteva una netta distinzione tra i trasfertisti e i dipendenti, oggi viene meno questo schieramento, a favore di figure aziendali complete che seguono progetti in sede e all'estero, accogliendo opportunità stimolanti e nuove responsabilità.

Le risorse sono alla ricerca di una costante crescita personale e l’offerta del mercato odierno risponde perfettamente a queste esigenze, offrendo attività quotidiane sempre interessanti.

Recenti statistiche affermano che i giovani talenti e i dipendenti senior abbracciano con grande entusiasmo queste occasioni, tanto da considerare i viaggi di lavoro un elemento cardine nella valutazione complessiva di una futura o attuale esperienza lavorativa.

Questa premessa è necessaria per introdurre la figura del corporate travel manager che, sebbene non sia comune trovare nelle imprese medio-piccole, si è già ampiamente insediata all'interno di realtà multinazionali. A questo ruolo si affida il controllo e la gestione dei viaggi d’affari delle risorse dell’organizzazione, ma prima di entrarvi nel merito, ecco una definizione chiara di travel manager.

Il ruolo del travel manager nell'incremento delle opportunità di business

È doveroso focalizzarsi attentamente sulla definizione di questa figura aziendale; difatti, può non risultare immediata la distinzione tra professionisti che si occupano di organizzazione e controllo delle procedure dei viaggi d’affari e le risorse oggetto di questo articolo.

Amministrazione, segreteria di direzione, dipartimento di risorse umane e agenzie viaggi convenzionate supportano quotidianamente l’azienda nelle fasi gestionali e la loro presenza è decisiva per condurre al meglio tutte le operazioni.

Una figura corporate, però, non si occupa unicamente di verificare che le necessità dei collaboratori siano rispettate, ma mantiene un controllo attivo sulle policy aziendali e propone lo stanziamento e la riallocazione del budget destinato ai viaggi aziendali.

La sua figura si caratterizza per la preparazione con la quale valuta la liquidità dell’impresa; è fondamentale che questa prenda parte attivamente alle decisioni dirigenziali, partecipando a meeting e offrendo il proprio contributo in fase deliberativa.

Avremo modo di sviluppare più avanti le competenze e le responsabilità aziendali di questa figura, nel frattempo, però, analizziamo il percorso che delinea le competenze di un travel manager.

Istruzione e formazione

Come impatta la formazione del travel manager sui processi aziendali? Questa figura si distingue per le competenze economiche acquisite durante il proprio percorso di studi, necessarie per comprendere al meglio le condizioni economiche, sia che rappresenti direttamente un’impresa o che lavori per una travel management company.

I viaggi d’affari sono la componente principale, oggetto continuo dell’analisi e dell’andamento del mercato di riferimento, per cui è fondamentale che la formazione delle risorse includa anche un’esperienza aziendale che permetta di comprendere le necessità dell’impresa.

Diversa, invece, è la formazione della segretaria di direzione o dei tour operator delle agenzie convenzionate, figure più specializzate nel controllo delle prenotazioni e dei documenti necessari in un viaggio, dedite alla precisione e all'organizzazione meticolosa della trasferta. Le soluzioni fornite da loro si basano, però, su budget e norme già deliberate, nonché su una travel policy delineata e chiara.

La gestione del business travel da un punto di vista operativo fa parte dei compiti del manager che si affiderà ad una serie di competenze maturate durante la propria formazione:

• Utilizzo di programmi informatici e reportistici
• Conoscenza del settore turistico e dei viaggi corporate
• Familiarità con principi di finanza, calcoli di budget e determinazione del ROI
• Attitudine al team working e alla collaborazione tra colleghi e dipartimenti

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Definite con maggior precisione le aree di intervento di questa figura, occupiamoci nello specifico della sua attività all'interno dell’azienda.

Compiti in azienda

I compiti del corporate travel manager sono vari e richiedono un focus attento su tutte le procedure in corsa. Una volta compresa la differenza tra l’operatore turistico, l’executive assistant e il manager, è il momento di approfondire nel dettaglio le competenze di quest’ultimo.

Le risorse redigono e modificano le travel policy aziendali che determinano le norme e i regolamenti con cui le parti, azienda e collaboratori, aderiscono ai viaggi d’affari.

All'interno dei documenti sono presenti una serie di voci volte a definire:

• Budget giornaliero stanziato dall'azienda per singolo collaboratore
• Categorie di trasporti ammesse
• Budget giornaliero destinato al pernottamento
• Spese giornaliere per i pasti

Allo stesso modo, è la travel policy che ammette l’utilizzo della carta di credito aziendale e regolamenta la modalità di compilazione e la presentazione della nota spese. Oltre ad esaminare approfonditamente le norme previste, è compito del travel manager apporre modifiche giustificate e dovute.

Spesso, infatti, le travel policy aziendali risultano datate e poco adattabili alle necessità dei business traveller; occorre revisionare periodicamente i testi, soprattutto per ciò che riguarda le voci relative ai budget e ai servizi a disposizione per incrementare le performance e migliorare la motivazione.

Il corporate travel manager è una figura chiave per la revisione e ottimizzazione delle policy aziendali, per cui risulta il principale responsabile della spiegazione e diffusione dei relativi documenti alle risorse. Comunicare efficientemente e chiaramente le nuove disposizioni attive è cruciale per garantirne il corretto adempimento da parte dell’intera organizzazione.

Non solo procedure, anche la stipula dei contratti con i fornitori, delle convenzioni e l'eventuale scelta di un sistema di self-booking per le prenotazioni del colleghi rientrano tra i compiti di un travel manager.

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Futuro nelle imprese

La figura del travel manager, come anticipato nelle prime righe dell’articolo, oggigiorno, non è molto diffusa. Sono principalmente le medio-grandi aziende ad investire in questo ruolo, consci dell’importanza e del valore aggiunto del suo operato per l’intera organizzazione. Le piccole e medie imprese, tuttora, a causa di risorse circoscritte alle proprie necessità, ripartiscono i compiti del travel manager su diverse figure dell’organico, affidandosi soprattutto alla segreteria di direzione che coordina le fasi procedurali con l’agenzia viaggi convenzionata.

Viste le statistiche aggiornate, si stima che in futuro i viaggi d’affari subiranno un decisivo incremento, ragion per cui è facile immaginare che sarà necessario introdurre questa figura all'interno delle dinamiche aziendali, medio o grandi che siano.

Oltre ad occuparsi della revisione e della giustificazione del budget necessario, i travel manager collaborano strettamente con i vertici aziendali, i dipendenti, i dipartimenti e l’agenzia. Quest’ultima, comunicando regolarmente con l’azienda, si occupa di attenersi fedelmente alle norme redatte internamente, trovando la soluzione più adatta alle singole necessità. Per questo, la soddisfazione del travel manager è molto importante, perché determina l'approccio dell'intera organizzazione alle trasferte e contribuisce a migliorare il clima.

Nell'articolo abbiamo approfondito il ruolo del corporate travel manager nelle imprese di oggi, analizzandone nello specifico caratteristiche e compiti.

Sappiamo che, oggigiorno, questa figura risulta ancora poco diffusa e opera principalmente all'interno di realtà consolidate, come le multinazionali.

Allo stesso modo abbiamo visto come la conoscenza del settore turistico sia una prerogativa solo marginale nella formazione di questa risorsa, impegnata nei processi operativi dell’azienda che definiscono le norme e stanziano il budget idoneo.

Comprendere al meglio i compiti e le responsabilità dei manager permette di dare il giusto peso ad un’attività fondamentale per le organizzazioni. Il viaggio d’affari offre molte opportunità professionali e commerciali, occorre, quindi, disporre dei mezzi adatti per coordinarli.