Procedere a un’accurata pianificazione del viaggio d’affari non è un’attività da sottovalutare. Comporta, infatti, una gestione responsabile dell’intera organizzazione, dalla prenotazione dei voli e degli hotel, alla stesura dell’agenda e degli impegni professionali quotidiani.

Certamente, il fattore tempo gioca un ruolo chiave per la programmazione di un piano preciso, meticoloso e puntale, ma nella maggior parte dei casi, a causa di riunioni o impegni non previsti e programmati last minute subentrano elementi decisivi in gioco. 

Come essere sicuri, quindi, di avere tutto sotto controllo? Nel prossimo articolo le forniamo una guida contenente tutti i suggerimenti per organizzare un viaggio di lavoro perfetto per il capo.

9 consigli per un’accurata pianificazione del viaggio d’affari per la dirigenza

Il compito dell’organizzazione della trasferta aziendale spetta solitamente all'assistente di direzione che, conoscendo i dettagli dell’agenda del capo, del titolare o dell’amministratore delegato dell’azienda, è in grado di supportare al meglio la gestione quotidiana dei suoi impegni in ufficio e fuori, in particolar modo.

La pianificazione dei viaggi d’affari per la dirigenza può preoccupare, soprattutto qualora dovessero presentarsi imprevisti o cambi di agenda urgenti.

L'emergenza sanitaria dovuta a Covid-19 ha dimostrato che bisogna essere sempre pronti a cambiare i propri progetti da un momento all'altro, preparando piani alternativi in anticipo ed informandosi in modo scrupoloso riguardo a eventuali restrizioni e alle politiche di rimborso delle compagnie aeree, in caso di necessità.

Nei paragrafi che seguono, troverà 9 suggerimenti per trovarsi preparato in ogni situazione che prevede l’organizzazione di un viaggio per la dirigenza aziendale. Vediamoli punto per punto, ognuno cliccabile dalla tabella.

1) Concordare con il capo le date migliori per la trasferta

Prima di procedere con ricerche e prenotazioni di voli, mezzi di trasporto, transfer e hotel, ci sono aspetti del viaggio che devono essere concordati con il capo. Tra questi, i giorni da dedicare al business trip meritano un’attenzione particolare. Questo perché molto spesso le possibili date di partenza e di ritorno non combaciano perfettamente con le riunioni o gli incontri professionali previsti a destinazione, ma possono includere più giorni per garantire al business traveller il dovuto riposo o alcuni giorni di relax. È importante verificare che la trasferta non incida sugli impegni del capo e dei collaboratori in sede, confrontarsi con gli interessati circa la reale disponibilità ad assentarsi per più giorni e avere così un quadro chiaro e completo della situazione, per procedere con le ricerche e le prenotazioni.

2) Conoscere le abitudini e le preferenze del capo 

Conoscere le preferenze del trasfertista, soprattutto se abituale, è essenziale. Quale posto a sedere predilige in aereo? Quale invece quando viaggia in treno? Ha allergie, intolleranze o segue specifici stili alimentari? Solitamente il capo preferisce noleggiare un’auto o spostarsi con mezzi alternativi? 

Sempre nel rispetto delle policy aziendali che regolano i massimali di spesa previsti per le trasferte, è opportuno conoscere e accontentare le preferenze del capo ancor prima di pianificare il suo business trip, per garantire la ricerca di soluzioni ottimali da tutti i punti di vista.

3) Ricercare i voli e gli alberghi disponibili

La pianificazione del viaggio d’affari prevede la ricerca delle migliori soluzioni per quanto concerne alloggi e mezzi di trasporto. A questo proposito, occorre esaminare approfonditamente gli itinerari. I costi dei voli e dei treni meritano un occhio attento, soprattutto in presenza di policy aziendali particolarmente restrittive. Un prezzo vantaggioso o apparentemente conveniente non sempre è sinonimo di minor costo finale, anzi spesso comporta ulteriori spese non previse per fare fronte a imprevisti o cambi. Gli orari di partenza o di arrivo scomodi incidono sulla produttività della trasferta, così come la scelta di aeroporti distanti dalla destinazione che quindi rendono obbligata la prenotazione di transfer. 

Allo stesso modo, gli hotel dovrebbero essere selezionati con i medesimi criteri; è sempre opportuno, oltre alla tariffa, valutare se la loro posizione sia in un punto strategico ed esaminare cosa includa la proposta, optando esclusivamente per alloggi che offrono servizi imprescindibili per un business traveller, come la prima colazione e una connessione wi-fi veloce.

Per alleggerire i compiti che un’organizzazione di questo tipo richiede, può risultare utile stipulare una partnership con un’agenzia di viaggio che, occupandosi in prima persona del confronto delle tariffe e della prenotazione dei servizi, garantirà attenzione ed efficienza verso tutte le procedure. Gli operatori andranno affiancati almeno nelle primissime prenotazioni, per renderli partecipi di eventuali esigenze dei collaboratori e necessità dell’azienda.

4) Predisporre l’agenda di viaggio con le attività previste

L’agenda contenente i dettagli degli impegni previsti fuori sede è uno strumento importantissimo nelle mani del business traveller e dell’assistente di direzione incaricata dell’organizzazione degli spostamenti, la gestione degli impegni quotidiani e il coordinamento della comunicazione interna ed esterna all'azienda.

La sua stesura deve essere curata e precisa in ogni sua parte, soprattutto alla luce del fatto che l’utilizzo di device, quali cellulari e laptop, può essere meno frequente rispetto a quanto avviene quotidianamente in sede. 

È consigliabile prevedere una versione stampata dell’agenda per ogni giorno della trasferta che includa la data e la suddivisione della giornata in ore, con apposite note riportanti le sedi che accoglieranno gli impegni professionali, la distanza tra una location e l’altra e dettagli importanti da non dimenticare in riunione.

Per organizzare l’agenda di viaggio al meglio, è importante non tralasciare nulla, ma essere sempre il più dettagliati possibili, soprattutto in fase di stesura. Inoltre, è opportuno conservare una copia in ufficio, qualora ci dovessero essere cambi di programma o imprevisti urgenti da risolvere.

5) Confrontarsi regolarmente con il business traveller

L’organizzazione del viaggio aziendale non si esaurisce con la prenotazione dei mezzi di trasporto, degli alloggi e di transfer, il noleggio di autovetture e la pianificazione degli incontri fuori sede. Anche durante la trasferta stessa, il controllo dell’assistente di direzione su eventuali imprevisti o cambi di programma non deve mai mancare.

Come assicurarsi che il viaggio aziendale proceda nel migliore dei modi?

Un supporto oggi più che mai fondamentale è offerto dalle tecnologie digitali che hanno contribuito all'ottimizzazione di molte delle attività quotidiane, tra cui le esperienze di viaggio.

Grazie ai servizi innovativi, restare connessi e informati in tempo reale sullo status delle prenotazioni è semplice, intuitivo e pratico. Il tutto può essere ulteriormente facilitato dalla consultazione di app dedicate ai passeggeri delle compagnie aeree, dei sistemi ferroviari e delle catene alberghiere; sono scaricabili sui dispositivi mobili e assicurano completezza, accuratezza e aggiornamento dei dati forniti.

6) Gestire con efficienza eventuali imprevisti

Come già ampiamente affrontato nei paragrafi precedenti, la pianificazione del viaggio d’affari per il capo deve prevedere un controllo regolare di tutte le fasi della trasferta, dall'organizzazione iniziale alla stesura delle note spesa al rientro del business traveller. Sebbene l’insorgere di imprevisti sia raro in una pianificazione ben accurata, spesso alcune piccole emergenze esulano dal lavoro impeccabile dell’assistente di direzione. 

Come evitare che situazioni di questo tipo compromettano la buona riuscita degli impegni professionali previsti fuori sede?

Stipulare un’assicurazione di viaggio offre all'azienda gli strumenti per fronteggiare eventi inattesi, come ritardi o cancellazioni dei mezzi di trasporto, overbooking di voli o camere d’albergo oppure l’insorgere di problemi medici o di infortuni. A fronte di un’analisi completa delle coperture già previste nelle policy aziendali, si possono valutare gli elementi che sarebbe opportuno includere nella polizza per il viaggio.

7) Assicurare la regolarità dei documenti necessari al viaggio

I documenti sono un punto cruciale dell’organizzazione della trasferta. Una sola piccola procedura non portata a termine può pregiudicare gli impegni di lavoro a destinazione. Quando si è in procinto di pianificare un viaggio per il capo, occorre verificare: 

• La corretta validità del passaporto o del documento di identità del business traveller
• Gli adempimenti burocratici per ottenere il visto di ingresso, se previsto, e verificare le relative validità e scadenze

Il passaporto è sicuramente il principale documento di viaggio riconosciuto globalmente. Talvolta, se si viaggia all'interno della Comunità Europea, questo può essere sostituito dalla Carta d’Identità, ma occorre informarsi negli appositi uffici comunali, consolari o presso le stesse ambasciate dei Paesi ospitanti in merito all'accettazione o meno dello stesso.

Spesso, infatti, se il formato cartaceo del documento di identità risulta particolarmente danneggiato o è presente un timbro di proroga della validità che sostituisce il vero e proprio rinnovo del documento, si può incorrere in contestazioni durante il controllo documenti in aeroporto.

Assicurarsi che tutti i documenti di viaggio siano in regola, quindi, è fondamentale per scongiurare l’insorgere di eventuali ritardi in vista della partenza.

8) Procedere con le dovute conferme

A ridosso della partenza del capo, della dirigenza o dei collaboratori, sarebbe opportuno controllare che tutte le prenotazioni risultino confermate e siano effettivamente andate a buon fine. Solitamente, questo passaggio viene evitato, soprattutto quando si è certi di aver portato correttamente a termine tutte le dovute procedure in vista della partenza, ma può essere utile effettuare un ultimo check consultando le email di conferma, eventuali messaggi arrivati erroneamente nella casella di posta indesiderata o scaricando le app delle compagnie aeree o dei servizi ferroviari.

9) Prenotare (se necessari) vaccinazioni e accertamenti medici

Il Ministero della Salute raccomanda, in particolar modo ai viaggiatori internazionali, la somministrazione di vaccinazioni differenti a seconda del Paese di destinazione. Quando ci si appresta a organizzare un viaggio d’affari per il capo o per i collaboratori, occorre informarsi in merito agli accertamenti medici e alle vaccinazioni imposte o semplicemente consigliate dal sistema sanitario vigente e attivarsi con il dovuto anticipo per rispettare le prescrizioni.

Nel corso di questo articolo abbiamo evidenziato 9 aspetti fondamentali per assicurare un’efficiente pianificazione del viaggio d’affari.

Per garantire una gestione eccellente di tutte le procedure necessarie, è fondamentale instaurare una relazione di fiducia con il capo, i dirigenti e i collaboratori per i quali si effettuano le prenotazioni.

Un rapporto fondato sul confronto continuo, su una comunicazione chiara e trasparente permette di allinearsi sulle diverse attività da smarcare per ottenere i migliori risultati durante la trasferta aziendale.

Il tempo e l’impegno dedicato all'organizzazione di tutti gli aspetti del viaggio di lavoro sono direttamente proporzionali all'esito degli impegni professionali programmati, al raggiungimento di obiettivi importanti e al riconoscimento aziendale.

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