Il segmento dei viaggi d’affari cresce, superando perfino le previsioni. I motivi sono da ricercarsi nell'espansione degli incontri commerciali con partner esteri, nel cambiamento sempre più evidente della gestione lavorativa quotidiana, oggi più che mai dinamica e in continua evoluzione, ma soprattutto nella stessa cultura aziendale che oggi richiede un approccio proiettato all’internazionalizzazione.

Ma se le trasferte aziendali si consolidano e addirittura registrano un aumento, come gestire l’inevitabile incremento dei costi? Occorre lavorare sulle policy che regolano i viaggi di lavoro.

Ne parliamo nell'articolo di oggi.

I viaggi d’affari aumentano e rendono necessaria una revisione delle policy

Uno dei più recenti report redatto da American Express Global Business Travel ha analizzato, attraverso un’indagine, i dati relativi alle spese sostenute durante le trasferte aziendali nel periodo a cavallo tra il 2016 e il 2017 e i risultati emersi sono molto interessanti.  

Lo studio, che ha avuto per oggetto l’analisi delle abitudini in viaggio di 982 persone, tra dirigenti e dipendenti di diversi dipartimenti, ha dimostrato che il budget stanziato per i trasfertisti in viaggio in Europa è cresciuto dell’1% nel 2016, con l’aspettativa di un ulteriore incremento a partire dagli anni successivi, confermato dai risultati del 2017 che riportano un aumento delle spese del 3,1%, sostenuto in gran parte da piccole (+3%) e medie aziende (+5%).

Un aspetto curioso dell’indagine afferma che i recenti sviluppi geopolitici, come i risultati del referendum Brexit del 2016 sulla permanenza del Regno Unito nell’Unione Europea o le restrizioni ai viaggi negli Stati Uniti imposte dal governo Trump, non hanno compromesso la crescita dei viaggi d’affari ma, al contrario, hanno confermato il ruolo determinante della trasferta di lavoro, fondamentale per il raggiungimento di determinati obiettivi aziendali, per salvaguardare relazioni commerciali con clienti, per concludere accordi con partner esteri o partecipare a riunioni in altre sedi.

Oltre a ciò, dai dati si evince che si sta ampliando ulteriormente il segmento dei trasfertisti che passa dal 39,7% nel 2016 al 42,1% nel 2017.

Alla luce dei risultati dell’indagine, dell’aumento dei viaggiatori e l’incremento del numero degli stessi viaggi aziendali, come contenere l’inevitabile rialzo dei costi?

A questo proposito, una promessa doverosa viene fatta dalle stesse aziende coinvolte nello studio. Proprio per il forte contributo che i viaggi danno agli obiettivi a medio e lungo termine settati dall'organico, il budget ad essi destinato è considerato una forma di investimento, piuttosto che ad una spesa oggetto di eventuali tagli o riduzioni.

Quindi, tra i tanti aspetti compresi in una travel policy, quali andrebbero rivisti?

A questo proposito le organizzazioni intervistate sono concordi nell’affermare che una procedura in materia di trasferte, per essere efficiente ed efficace, debba mantenere alta l’attenzione su tre aspetti principali:

• Sicurezza dei viaggiatori
• Produttività dei trasfertisti in viaggio
• Soddisfazione dei dipendenti

La sicurezza dei viaggiatori ha la massima priorità per le aziende che non sono disposte a comprometterla a favore di minori costi da sostenere. Permane la necessità di stipulare assicurazioni di viaggio complete; si affermano, inoltre, tool in grado di proteggere ulteriormente la trasferta dei dipendenti, come piattaforme che combinano la tecnologia GPS a quella GSM e sono in grado di localizzare e monitorare i viaggiatori fuori sede.

La soddisfazione dei dipendenti è una diretta conseguenza di una buona produttività sul lavoro. Un trasfertista sereno durante i viaggi d’affari è in grado di mantenere alta la concentrazione sulle proprie responsabilità e, a fronte dei successi, matura una soddisfazione sempre più crescente per l’azienda ed il suo organico.

È impossibile negare che il controllo dei costi sia un fattore importante e materia di analisi approfondite da parte delle organizzazioni. Gran parte delle aziende ascoltate sono restie nell’affermare che, ad oggi, ci possa essere ulteriore margine per ottimizzare le spese di viaggio e anzi sono consapevoli della necessità di una revisione delle policy, già in atto in molti casi.

Il mercato dei viaggi d’affari cresce e riflette la positività di una tendenza aziendale ormai affermata. Le organizzazioni considerano le trasferte di lavoro un investimento per sostenere obiettivi di crescita considerevoli. Allo stesso modo si definiscono in modo sempre più chiaro le priorità per una gestione efficace e produttiva: le policy si arricchiscono di disposizioni mirate al benessere dei dipendenti, ma si fa alta l’attenzione ai costi in eccesso per di più implicabili ad un aumento delle spese invisibili che portano a incrementi in nota spese.

Emerge che sono soprattutto i costi indiretti e invisibili a incrementare le spese delle trasferte e per fronteggiarli esistono già delle misure concrete come:

• Attivazione di procedure chiare e di discipline più rigide che regolino la nota spese da presentare
• Uso dei pagamenti digitali per la prenotazione e le spese vive nel corso dei viaggi
• Pianificazione delle trasferte in anticipo
• Procedure chiare nella gestione di spese extra, nella maggior parte dei casi evitabili ottimizzando i benefit aziendali destinati ai trasfertisti
• Adesione a programmi di fidelizzazione delle compagnie aeree e delle catene alberghiere

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