Quando si parla di trasferte di lavoro, uno degli argomenti più delicati è quello che riguarda il travel risk management, ovvero la gestione del viaggio dal punto di vista della sicurezza. Ciò non comprende semplicemente le coperture assicurative, ma anche l’organizzazione e la gestione dell’assistenza ai dipendenti in tutte le fasi della trasferta.

La gestione dei rischi è infatti una pratica molto importante in azienda, che non può prescindere da una strategia necessaria a prevenire e valutare i rischi connessi ai viaggi d’affari. Questi riguardano più aspetti, uno dei quali ha oggigiorno a che fare con la tecnologia, ovvero i rischi che i dipendenti corrono portando con sé dispositivi mobile aziendali.

Cybersecurity nei viaggi d’affari: cosa sapere

Tra i luoghi preferiti dagli hacker per commettere i loro cyber crimini ci sono gli hotel, gli aeroporti e i centri congressi, ovvero i posti più frequentati da chi si trova in trasferta di lavoro. Le minacce sono diverse e vengono, tra l’altro, dall'uso sconsiderato di computer, tablet e smartphone.

Il viaggiatore d’affari deve dunque assicurarsi, in collaborazione con i comparti aziendali e il travel manager che più direttamente si occupano degli aspetti tecnici e organizzativi, di prendere in considerazione tutti i possibili pericoli con diverse precauzioni, dalla policy alle procedure di sicurezza, dall'autenticazione per gli accessi ai continui aggiornamenti.

Sicurezza nei viaggi d’affari: cosa deve fare il travel manager

Ma se la cybersecurity riguarda dati e informazioni riservate, quando si parla di sicurezza in termini di viaggiatori sono altre le considerazione da fare. Qui il ruolo del travel manager è quello, in qualche modo, di proteggere il dipendente in viaggio.

Dal tenersi sempre aggiornato seguendo novità e notizie su siti specializzati in business travel, come per esempio quello della community di Travel for business, al sapere considerare e gestire tutte le precauzioni ed eventualità: dall'analisi dei rischi del Paese di destinazione a un piano di rientro d’emergenza eventuale, dalla scelta degli hotel alla presenza di persone in loco che possano garantire l’incolumità dei viaggiatori, soprattutto nel caso di trasferte in Paesi a rischio.

In questo senso la figura del travel manager è cruciale in azienda, ma non può prescindere da un dialogo con altri referenti aziendali: direzione del personale, direzione della sicurezza aziendale, top management, area finanza e assicurativa.

Il tema sicurezza in materia di viaggi aziendali va affrontato in maniera competente, per questo è consigliabile per i travel manager scegliere e frequentare corsi specializzati in travel risk management.