Nelle aziende che prevedono delle trasferte frequenti, l’organizzazione dei viaggi di lavoro per sé o per i propri colleghi è considerata un’attività di routine. Nonostante ciò, coniugare il comfort e l’aggiunta di servizi alle esigenze di budget non è sempre facile. Negli ultimi tempi, molte realtà si stanno prendendo cura di questo cruciale aspetto, soprattutto per i propri trasfertisti abituali, offrendo benefit aziendali sempre più allettanti per rendere il più possibile piacevole il viaggio aziendale. Talvolta, però, le policy che prevedono restrizioni di spese o le poche informazioni a disposizione non permettono ai collaboratori di goderne appieno.

Nelle prossime righe vedremo quali benefit può sfruttare per coccolare i suoi dipendenti, sempre mantenendo un occhio attento al portafogli.

• Scelta degli orari e dell’itinerario più convenienti
• Flessibilità nella gestione di modifiche o cancellazioni
• Classi di volo e opzioni di upgrade
• Alternative per rilassarsi in aeroporto ed in volo

Benefit aziendali: coccoli il suo personale in trasferta senza costi aggiuntivi

Nell’organizzazione di un viaggio d’affari si possono presentare degli imprevisti non calcolati, ma esistono dei piccoli accorgimenti perché sia perfetto e impeccabile anche in quei casi eccezionali.

È importante, come primo passo, avere chiara l’offerta disponibile, per sopperire alle eventuali mancanze e problemi nel corso del viaggio lavorativo, così da non avere preoccupazioni. Sentirsi rilassati in viaggio è una prerogativa importante per focalizzarsi al meglio sugli impegni che attendono nella città di destinazione. Un meeting importante fuori città, un incontro presso il proprio headquarter, la presenza a una fiera internazionale o ancora una riunione con clienti stranieri sono situazioni che richiedono una mente lucida e sgombra e un fisico riposato.  

Ecco come garantire il meglio ai propri dipendenti in trasferta senza costi aggiuntivi.

Scelta degli orari e dell’itinerario più convenienti

Le prime cose a cui pensare quando si pianifica un viaggio di lavoro per sé o per i propri collaboratori sono gli orari dei voli. Tra le innumerevoli opzioni disponibili, primariamente va tenuto in considerazione il tipo di impegno previsto a destinazione.

Non è mai consigliabile prenotare voli troppo vicini agli orari dell’appuntamento, così come non è conveniente prenotare voli con largo anticipo che costringono a pernottamenti extra, piuttosto è buona regola prendere in considerazione un margine di ritardo o un piccolo contrattempo.

Molto spesso, infatti, se si tratta di trasferte che non possono dilungarsi più di una giornata, il budget a disposizione può limitare di molto le opzioni, ma prenotare con il giusto anticipo e organizzarsi per tempo può fare molto in termini di risparmio.

Lo stesso vale per la scelta degli scali: molte sono le alternative a disposizione, ma è importante calcolare il costo anche delle ore di attesa tra un volo e l’altro nelle quali il viaggiatore può comunque rilassarsi o lavorare.

Un’attenzione particolare va riservata ai costi nascosti, un classico esempio è il bagaglio in stiva, ma anche la possibilità di modificare l’itinerario potrebbe avere un impatto sul costo finale della trasferta se la scelta del volo ricade esclusivamente sulla tariffa più economica.

Flessibilità nella gestione di modifiche o cancellazioni

Quando prenota un viaggio per un suo dipendente, valuti con attenzione se stipulare delle polizze per garantire un rimborso qualora la trasferta venisse annullata dall’azienda: a seconda della tariffa e della classe di viaggio, le policy in termini di modifiche o cancellazioni del biglietto variano.

Per far fronte a qualsiasi inconveniente, è buona norma informarsi e condividere con i viaggiatori le possibilità previste, in modo tale da sapere come muoversi in caso di bisogno nel corso della trasferta di lavoro.

La garanzia di viaggiare sicuri e avere a disposizione un supporto in caso di inconvenienti può rivelarsi il benefit più gradito in assoluto.

Scelta tra classi di volo e opzioni di upgrade

Un fattore che influenza  la scelta della classe di viaggio è la distanza da percorrere in volo per raggiungere la propria destinazione.   Certamente un viaggio di poche ore non avrà lo stesso impatto sull’esperienza a bordo di un viaggio lungo e con più scali. Proprio per questo motivo, le scelte in fase di prenotazione possono soddisfare davvero anche i più esigenti: Economy, Premium Economy, Business e First Class offrono servizi differenti e adatti a tutti.

Tra i benefit aziendali più apprezzati, infatti, c’è  senza dubbio l’upgrade della classe di viaggio che permette di avere accesso a esclusivi comfort. Ogni classe di viaggio presenta i propri vantaggi, non dimentichi di prestare attenzione ai servizi inclusi per fare in modo che anche il dipendente in trasferta ne sia a conoscenza e apprezzi ciò che l’azienda sta mettendo a sua disposizione.

In questo caso, l’azienda può premiare il proprio personale con un upgrade della classe di viaggio tramite i programmi di fidelizzazione dedicati: accedendo a esclusivi vantaggi in cambio di punti del conto aziendale, infatti, il viaggiatore potrà godersi i benefit in trasferta senza dovere usare le miglia del suo conto personale.

Alternative per rilassarsi in aeroporto ed in volo

Rilassarsi in aeroporto prima di un importante incontro è possibile. Sebbene l’ambiente sia frenetico con i molti passeggeri tra partenze e arrivi, ci sono degli espedienti che è possibile adottare per trovare una tranquillità personale e ritagliarsi uno spazio lontano dalla confusione. Un esempio sono le lounge delle compagnie aeree, accessibili previa prenotazione delle classi di viaggio che le comprendono.

Le lounge permettono di beneficiare della propria privacy, in uno spazio estremamente riservato per rilassarsi oppure lavorare, grazie alla connessione wi-fi rapida a disposizione.

Molti accorgimenti possono essere attuati anche in volo, usufruendo della possibilità di scegliere quali pasti consumare, di sfruttare le ore a bordo per riposare comodamente, di preparare la riunione prevista all’arrivo a destinazione o, nel caso dei voli a lungo raggio, di guardare un buon film offerto dalla compagnia aerea.

Abbiamo visto solo alcuni tra i benefit aziendali che si possono adottare per garantire ai propri collaboratori un viaggio comodo. Ricordi che, per garantirsi sempre un risparmio sul budget aziendale, è essenziale pianificare le trasferte lavorative con attenzione, in modo da permettere anche alle persone di gestire al meglio il proprio tempo. Puntare esclusivamente al risparmio, alla lunga, può risultare deleterio per il benessere psico-fisico dei propri dipendenti, quindi si assicuri di trovare le migliori opzioni che coniughino convenienza e ottimi servizi per il personale.